Desde o nascimento ao casamento, passando por vários ciclos da vida, pessoais e também empresariais, todos contactamos com o Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) em diferentes períodos da vida. Com a liderança de Filomena Rosa, o IRN pretende associar-se cada vez mais à simplificação da vida dos cidadãos, sempre numa lógica de grande proximidade. A modernização e a digitalização desta pesada “máquina” foram temas em destaque nesta entrevista.
Assumiu a liderança do Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) há quatro anos. Que balanço faz deste percurso e o que mudou no IRN daí para cá?
Ter assumido a liderança do IRN não tem sido fácil, sobretudo nos últimos dois anos, em função da conjuntura difícil que vivemos. Mas, apesar disso, tem sido uma experiência extremamente enriquecedora. A função de Presidente do Conselho Diretivo proporciona uma enorme oportunidade de intervir diretamente na vida das pessoas, porque os serviços de registo estão muito próximos dos cidadãos, dos seus momentos e ciclos de vida, sendo que todos os cidadãos em vários momentos das suas vidas contactam com os serviços de registo e identificação civil. Assumir este cargo permite-me também, em conjunto com os outros membros do Conselho Diretivo e com a preciosa colaboração e dedicação de todos os trabalhadores, manter o IRN como uma entidade de referência na implementação de políticas que contribuem para facilitar o dia-a-dia dos cidadãos e para o reconhecimento da excelência do serviço público português.
Que mudanças este cargo impôs à sua vida?
Dirigir um Instituto com a dimensão do IRN é uma tarefa exigente. A complexidade e responsabilidade inerentes ao cargo fazem com que a capacidade de liderança seja diariamente posta à prova, numa aprendizagem. A assunção deste cargo impôs também algumas mudanças significativas, em matéria de disponibilidade, sobretudo na minha vida pessoal, mas a minha família tem apoiado e compreendido as particulares exigências do cargo. Reconheço, contudo, que nem sempre lhes asseguro a atenção e a disponibilidade que gostaria.
É fácil para uma mulher assumir este cargo? Quais são os maiores desafios? Acredita que a igualdade de género neste sector é já uma realidade?
Não creio que o género influencie a dimensão do desafio, até porque nos Registos, a maioria dos dirigentes é mulher. Contudo, reconheço que o facto de ainda termos uma sociedade muito assente na dedicação das mulheres à família, dificulta a assunção de cargos de responsabilidade. Existe a necessidade de politicas que facilitem a mudança de mentalidades, promovendo a igualdade de género também na família, e de implementação de medidas que possibilitem a conciliação da vida profissional, familiar e pessoal. A este respeito, saliento que o IRN é parceiro do programa governamental “3 em Linha”, que visa precisamente promover essa conciliação, um eixo estratégico de atuação do Instituto nos próximos anos.
Desde 2007, o IRN procura fomentar a simplificação e desmaterialização dos seus processos, através do recurso intensivo à tecnologia e da colaboração com outras entidades da administração pública para a disponibilização de novos serviços e produtos. Quais destacaria? De que forma têm sido potencializadas soluções vanguardistas para o sector?
O IRN tem criado soluções inovadoras ao longo destes anos, no contexto do processo de modernização dos Registos encetado pelo Ministério da Justiça. Temos procurado reforçar dos nossos canais de atendimento não presencial, assentes na tecnologia, que permitiram já simplificar a vida dos cidadãos, como, por exemplo, a declaração de nascimento online, que atualmente está disponível em 58 países e permite associar ao registo de nascimento o pedido de primeiro Cartão de Cidadão e o pedido de Nacionalidade Portuguesa. Destaco também a Renovação Automática do Cartão de Cidadão com entrega do documento em casa, pelos CTT, para cidadãos com mais de 25 anos, que é, hoje em dia, o meio mais utilizado por estes cidadãos para renovarem o seu documento de identificação.
Este movimento de modernização e transição digital nos Registos, potenciado pelo valioso capital humano do IRN e agora pelos recursos financeiros decorrentes do Plano de Recuperação e Resiliência (PRR), está em marcha e pretendemos que permita a revisão de todos os ciclos de vida (do cidadão, da empresa, do prédio, dos bens móveis e das pessoas coletivas), bem como a mudança do modelo de organização e de funcionamento dos serviços, com novas políticas de recursos humanos e de comunicação com os nossos trabalhadores e com os cidadãos, com o objetivo de tornar o IRN mais acessível, mantendo a qualidade de cada ato de registo, independentemente do serviço ou canal em que o mesmo ocorra. Queremos que os cidadãos guardem dos seus contactos com os registos boas memórias, mantendo a confiança na informação que publicitamos.
Neste contexto, em setembro lançámos o gerador automático de nomes para novas firmas (que marcou o início do projeto Empresa Online 2.0 e na revisão do ciclo de vida da empresa). Estamos também prestes a operacionalizar a nova plataforma informática para realização de atos à distância, por videoconferência, e temos em bom desenvolvimento os trabalhos de desenvolvimento da nova plataforma eletrónica da nacionalidade.
Têm uma rede de balcões com mais de 600 frentes de atendimento no continente e na Região Autónoma dos Açores. Algo que garante uma grande proximidade aos cidadãos? Quais são as demais vantagens desta rede de balcões?
A maior vantagem da nossa rede de balcões é precisamente essa grande proximidade com os cidadãos. Apesar de adotarmos o princípio do digital como regra e estarmos fortemente empenhados na transição digital, não esquecemos a realidade do país, onde muitos cidadãos não podem ou não sabem tirar partido das novas tecnologias e, por isso, necessitam do contacto presencial e de proximidade. Além disso, os serviços do IRN também auxiliam os cidadãos, em matérias jurídicas específicas, num autêntico serviço de acesso à Justiça. Neste âmbito, estamos a investir na requalificação e modernização das nossas instalações, com um novo modelo de atendimento presencial, que dignifica os espaços de trabalho e de atendimento e os torna mais acessíveis e inclusivos, sem descurar o direito à privacidade e o respeito pela proteção de dados.
Quais são as novas competências que o IRN vai herdar do SEF?
Ainda não conhecemos a definição total dessas novas competências. Tal não nos impede, contudo, de nos prepararmos para os diversos cenários possíveis, antecipando um plano de transição, com os elementos disponíveis, no qual se incluem múltiplas tarefas como a formação, a preparação logística e a articulação com linhas de atendimento. Estamos a preparar o possível, para efetuar esta transição sem transtorno para o cidadão, garantindo, no mínimo, os mesmos níveis de serviço com que podem contar atualmente.
Por último, quer deixar-nos algum conselho que sirva de inspiração a outras mulheres que ambicionem traçar um caminho de sucesso?
A mensagem que gostaria de partilhar com os trabalhadores do IRN, sendo válida para todos os géneros, é de que é sempre possível recomeçar e fazer melhor. Não devemos temer a mudança. Se tomarmos decisões com seriedade, empenho, consciência e partilha, todo e qualquer projeto, pessoal ou profissional, independentemente da sua dimensão, terá sempre maior probabilidade de alcançar o sucesso.
